საქმიანი წერილის დაწერა არ არის რთული. კომუნიკაციის ეს ტიპი ემსახურება ერთ მიზანს: თქვენგან ინფორმაციის სწრაფად გადაცემას მკითხველთან. მჭიდრო, გლუვი, მიედინება ასლი ხდება მისი წაკითხვა და გაგება. ნებისმიერ სხვა რამეზე შეიძლება დაბნეული, მოსაწყენი იყოს ან გადაიტანოს ის წერტილები, რომელთა გაკეთებაც გსურთ. მიჰყევით შესაბამისსსაქმიანი წერილის ფორმატიდა დარჩი წერტილზე ამ ტიპის კორესპონდენციის მომზადებისას.
Დაწყება
განათავსეთ თქვენი საუკეთესო ბიზნეს ფეხი, ბეჭდვით წერილი მაღალხარისხიანი კომპანიის ბლანკზე. დაწყებამდე ჩართეთ თარიღი ზედა ნაწილში, გასწორებული მარცხენა მინდორზე და შემდეგ დატოვეთ ერთი ან ორი ხაზი და ჩაწერეთ შიდა მისამართი, რომელიც გასწორებულია მარცხენა მინდორთან, შემდეგნაირად:
დაკავშირებული სტატიები- მემორანდუმის განლაგება
- ადმინისტრაციული ასისტენტის როლი
- იაპონური ბიზნესის კულტურა
თვე, დღე, სრული წელი (მაგალითი 2010)
ჯონ სმიტი
კომპანიის სახელი
Ქუჩის მისამართი
ქალაქი, შტატი, ZIP
საგანი
დატოვეთ ორი ხაზი შიდა მისამართის ქვეშ და შემდეგ აკრიფეთ 'Re': (ან 'თემა:'). (შენიშვნა: 'Re:' ნიშნავს 'დაკავშირებით.') მიუთითეთ წერილის საგანი. Მაგალითად:
როგორ ასიამოვნოს მშვილდოსანი კაცი
Re: თქვენი პრეზენტაცია გასულ კვირას
სალამი
დატოვეთ ორი ხაზი საგანსა და მისალმებებს შორის. არასოდეს ჩათვალოთ მისაღები მისალოცი 'გამარჯობა, ბობ' მისასალმებელია, მით უმეტეს, თუ მას უგზავნით ადამიანს, ვინც არ იცით. გამოიყენეთ მისამართის შესაბამისი ფორმები, როდესაც ბიზნეს წერილს წერთ (მისტერ უილსონი, ქალბატონი უაიტი). წესის გამონაკლისი არის ის, როდესაც არ ხართ დარწმუნებული მიმღების სქესის შესახებ. როდესაც ეს შესაძლებელია, ოფისში სწრაფი ზარი დაგეხმარებათ. თუ ეს შეუძლებელია, ამოიღეთ გენდერული მითითებები. თუ არ იცით, ნუ გამოიცნობთ. თუ თქვენ არ ხართ დარწმუნებული სქესის შესახებ, მისალოცი სახელით გამოიყენეთ პირის მთელი სახელი, მაგალითად, „ძვირფასო ბობი სმიტი“.
სხეული
წერილის კორექტირებისას გამოიყენეთ მარტივი, პირდაპირი წინადადებები, რომლებიც ნათლად აცნობენ თქვენს იდეებს. ამის მაგალითი ასეთია
ძვირფასო მისტერ ჰეჩეტ:
მე გადავხედე ჩვენს WhamJet კონექტორის პროდუქტს, როგორც თქვენი ონლაინ კავშირის ეფექტურობის პრობლემის გადაჭრის გზას, რომელიც განვიხილეთ ბიზნეს მოკრივეთა კლუბის შეხვედრაზე 3 ივლისს. თან ერთვის სპეციფიკაციები და პროდუქტის ინფორმაცია განსახილველად, როგორც თქვენ მოითხოვეთ.
იყავი სპეციფიკური
ჩართეთ კონკრეტული დეტალები, რომ მკითხველმა ნათლად გაიგოს, რასთან საუბრობთ. აქ არის მაგალითი:
სიტყვები ადამიანისთვის, ვინც საყვარელი ადამიანი დაკარგა
თქვენ აღნიშნეთ, რომ თვის ბოლოს უნდა მიიღოთ გადაწყვეტილება ონლაინ კავშირის პრობლემების შესახებ. შეგვიძლია შევხვდეთ ლანჩზე შემდეგი ოთხშაბათს, 21 საათზე, 1:00 საათზე? ჩვენ შეგვიძლია უფრო მეტი ვისაუბროთ WhamJet პროგრამებზე და მე შემიძლია ვუპასუხო თქვენს ნებისმიერ კითხვაზე. დასადასტურებლად პირველ დღეს დავრეკავ.
იყავი პირდაპირი და გულწრფელი
არაფერია უფრო დიდი შედეგი, ვიდრე საქმიანი წერილის წაკითხვა, რომელიც სავსეა არაგულწრფელი თავაზიანობით ან ბრალის შეცვლით:
-
გულწრფელად ვწუხვართ იმ დისკომფორტის გამო, რომ თქვენმა ჯავშანმა დაკარგა, შესაძლოა 50-ე კლასის შეკრებაში აღმოჩნდეს.
-
ვიმედოვნებთ, რომ თქვენი ბოლო შეკვეთის 12% -იანი გადასახადი ხელს არ შეგიშლით მომავალში ჩვენი ფირმის პროდუქციის არჩევაში.
-
ჩვენს კონტროლს მიღმა გარემოებების გამო
როგორ ვუთხრა ვინმეს, რომ უბრალოდ გინდა მეგობრობა
ამის ნაცვლად, გახადეთ პირადი:
-
ვერ დავიწყებ იმ გასაჭირის წარმოდგენას, რომელიც უნდა იგრძნო, როდესაც გსმენიათ, რომ თქვენი 50-ე კლასის შეკრებისთვის დათქმები დავკარგეთ.
-
ვიცი, რომ 12% -იანი გადასახადი მაღალი ჩანს. ნება მიბოძეთ აგიხსნათ, რატომ მოხდა ეს. შემდეგ, თუ იგრძნობთ, რომ შეკვეთის გაუქმება გჭირდებათ, მე გავიგებ.
-
უკაცრავად, მაგრამ თქვენი შეკვეთა შეიძლება 90 დღით გადაიდო. ქარიშხალმა დენისმა გაანადგურა ჩვენი საწყობის სატვირთო ნავმისადგომი ფლორიდაში და ჩვენ ვცდილობთ რაც შეიძლება სწრაფად მოვაწყოთ მისი გამოსწორება და შევამოწმოთ საწყობის შინაარსის დაზიანება. გთხოვთ გთხოვ მოთმინებას.
მოერიდეთ ფორმულ წერილებს
ფორმის ასოები საუკეთესო შემთხვევაში არაგულწრფელია. ამის ნაცვლად, როდესაც საქმიანი წერილს წერთ, მკითხველს აგრძნობინეთ, რომ მათ დაუკავშირდება ადამიანი და არა მხოლოდ კომპიუტერიდან ამოსული სიტყვები.
დააყენეთ შესაბამისი ტონი
ცივი და შორეული, როგორც ჩანს, სასურველი ბიზნეს რეაგირებაა. ნუ მიბაძავ მას. შეეცადეთ წარმოიდგინოთ, რომ ადამიანს პირისპირ ესაუბრებით. დაიწყებდით თქვენს საუბარს იმავე გახსნით? განათავსეთ თქვენი მკითხველის ადგილი. თუ თქვენ უნდა გეთქვათ „არა“, როგორ გსურთ ამის შესახებ გეთქვათ? დაუთმეთ დრო იმის ახსნას, თუ რატომ, მაგრამ არა ძალიან ფორმალური ან ჩვეულებრივი. ორივე ეს მიდგომა შეურაცხმყოფელია.
დაიცავით თქვენი აზრები და რაც არ უნდა სულელი გგონიათ ადამიანი, ნუ შეაფასებთ ან რაიმე ფორმით დაუკავშირდით თქვენს უპირატესობას. ფრთხილად იყავით, რომ თქვენი აზრი არ გაჟონოს წერილში. გააკონტროლეთ სიბრაზეც. თუ თეძოდან ისროლეთ, შედეგი შეიძლება დამანგრეველი იყოს. როდესაც წერილს წერთ საგანზე, რომელიც გაბრაზდება, განათავსეთ წერილი, სანამ გაგზავნით. კიდევ კარგი, დაიძინე მასზე. სიბრაზე დროთა განმავლობაში იშლება. ინვექციით სავსე საქმიანი წერილი არ არის.
დასკვნითი წერილი
რომდახურე წერილიდაწერეთ მოკლე რეზიუმე, შეაფასეთ მოქმედების ერთეულები და უთხარით ადრესატს, თუ რას ელის შემდეგ. გამოიყენეთ ოფიციალური დახურვა, როგორიცაა 'გულწრფელად' და შემდეგ დატოვეთ რამდენიმე სტრიქონი თქვენი ხელმოწერისთვის, სანამ აკრეფთ თქვენი სახელი, სათაური და კომპანია. Მაგალითად:
პატივისცემით,
რამდენს იწონის ჩემი სატვირთო მანქანა
ჯეფ სმიტი, პრეზიდენტი
WhamJet კონექტორები
დაწერეთ თქვენი წერილები ამ ფორმატის გამოყენებით: მისალმებები, პრობლემის აღიარება, საჭიროება ან თხოვნა, მოქმედება, თუ რას გააკეთებთ ან მკითხველს უნდა გააკეთოთ და გამოსვლა.
Რჩევები
საქმიანი წერილის წერისას გაითვალისწინეთ შემდეგი:
- საქმიანი წერილი არ იძლევა დალაპარაკებას, ხოლო საუბარი არ წარმოადგენს დაუდევრობის მიღების ლიცენზიას.
- დარწმუნდით, რომ თქვენი ინფორმაცია, როგორიცაა მისამართი, კომპანიის სახელი, პირის სახელი და მართლწერა სწორია.
- შეამოწმეთ მართლწერა და გრამატიკა.კორექტურადარედაქტირებათქვენი წერილი ყურადღებით შეცდომების გამო.
ეფექტური ბიზნეს კომუნიკაციის ინსტრუმენტი
არსებობს მრავალი სახის საქმიანი წერილები. შეიძლება სასარგებლო აღმოჩნდეს რამდენიმე კონკრეტული მაგალითის წერილის განხილვა, მაგალითად,გაყიდვის წერილების ნიმუში,ბიზნეს ბოდიშის წერილებიანსარეკომენდაციო წერილები. სათანადო ფორმატის დაცვით და ყურადღებით გაითვალისწინებთ თქვენს სათქმელს, სანამ დაწერთ, შეგიძლიათ შექმნათ გაპრიალებული,პროფესიული საქმიანი წერილირაც თქვენს კომპანიას წარმოადგენს პოზიტიურ ჭრილში.
