როდესაც თქვენ უკმაყოფილო ხართ სიტუაციით, პროდუქტით ან მომსახურებით, საქმიანი საჩივრის ოფიციალური წერილის წერა მისი გადაჭრის ერთ-ერთი გზაა. ამოსავალი წერტილის სახით გამოიყენეთ აქ მოცემული ერთ-ერთი ნიმუში; უბრალოდ დააჭირეთ თქვენს არჩევანს, რომ გახსნათ PDF, რომლის რედაქტირება, შენახვა და დაბეჭდვა შეგიძლიათ. Ნახე ესსახელმძღვანელო დასაბეჭდი საშუალებების შესახებთუ დახმარება გჭირდებათ.
საჩივრის წერილის ნიმუში ცუდ პროდუქტთან დაკავშირებით
თუ თქვენ შეიძინეთ არასწორი ან უხარისხო პროდუქტი და პრობლემის მოგვარების მცდელობებმა ჩაიშალა, თქვენი შემდეგი ნაბიჯია კომპანიისთვის წერილის გაგზავნა, დაბრუნების ან შეცვლის მოთხოვნით. იდეალურ შემთხვევაში, მაღაზიები შეცვლიან გაუმართავ პროდუქტებს და პროდუქტებს, რომლებიც არ ასრულებენ როგორც მოსალოდნელი იყო. თუმცა, ეს ყოველთვის არ ხდება. როდესაც კომპანიები არასწორად გაუმკლავდეს მომხმარებელთა საჩივრებსთავდაპირველად, საჩივრის წერილის წერა შეიძლება იყოს თქვენი ერთადერთი საშუალება, თუ არ გსურთ იმოქმედოთ სასამართლოში.
დაკავშირებული სტატიები- საცალო მარკეტინგის იდეები
- იაპონური ბიზნესის კულტურა
- როგორ უნდა გასაუბრება ვინმესთან
გაუმართავი პროდუქტის საჩივრის წერილი
უბრალოდ მიჰყევით ამ წერილის განლაგებას, მაგრამ დაამატეთ თქვენი საკუთარი დეტალები.
- ზედა მარცხნივ: თქვენი სახელი, მისამართი და ტელეფონის ნომერი. შეიძლება დაგჭირდეთ თქვენი ელ.ფოსტის მისამართის დამატებაც. მიზანი არის პასუხის მიღება და რაც უფრო ადვილი გახდება დატვირთული აღმასრულებლისთვის პასუხის გაცემა, მით უკეთესი.
- ცალკეულ ხაზებზე აკრიფეთ პირის სახელი, რომელსაც უკავშირდებით, კომპანიის სახელი, ქუჩა, ქალაქი, შტატი და საფოსტო კოდი.
- დაამატე შენი სალამი. შეძლებისდაგვარად იყავი აქ სპეციფიკური. გამოიყენეთ 'ძვირფასო მისტერ ჯონსი' ნაცვლად 'ძვირფასო სერ'.
- დაიწყეთ იმით, რომ ხართ ერთგული ან პირველად მომხმარებელი. მაგალითი: 'მე 20 წლის განმავლობაში ვარ ერთგული მომხმარებელი და შევიძინე თქვენი ბევრი პროდუქტი.'
- გააგრძელეთ ფაქტების შესახებ, თუ როგორ მოხდა პროდუქტის წარუმატებლობა. იყავი რაც შეიძლება სპეციფიკური. ჩადეთ საქონლის შეძენის თარიღი, რამდენი გადაიხადეთ მისთვის და როდის და როგორ ვერ გაამართლა მოლოდინი.
- ახსენით, რა ნაბიჯები გადადგათ პრობლემის მოსაგვარებლად. მაგალითი: '5 აპრილს მე დავუკავშირდი როჯერს მაღაზია მაგალითად სითი და ვთხოვე თანხის დაბრუნება. მან უარი მითხრა თანხის დაბრუნებაზე. ' მაშინაც კი, თუ ადამიანი ძალიან უხეში იყო, უბრალოდ შეინარჩუნეთ ნათქვამის / გაკეთებული ფაქტები და დატოვეთ ემოცია.
- დაბოლოს, დაიწყეთ დასკვნითი პუნქტი და აუხსენით, თუ რის სანაცვლოდ გსურთ. მაგალითად, გსურთ მათ შეცვალონ პროდუქტი ან დაგიბრუნონ თანხა?
- დახურეთ წერილი და დაამატეთ თქვენი სახელი და ხელმოწერა.
წერილის წერილი მენეჯმენტს ცუდი სამსახურის შესახებ
როდესაც თქვენ იხდით მომსახურებას, მაგალითად, რესტორანში კვებას, თქვენ ელით დიდ მომსახურებას. სამწუხაროდ, ეს ყოველთვის არ ხდება. თუ მომსახურება საკმარისად საშინელი იყო, შეიძლება იგრძნოთ, რომ თანხის დაბრუნების ან ჩანაცვლების სერვისის უფლება გაქვთ. თუ მენეჯერს უშედეგოდ ესაუბრეთ, შეიძლება დროა ოფიციალური საჩივრის წერილი გაუგზავნოთ მომსახურების მიმწოდებელს ღარიბების შესახებკლიენტების მომსახურებაშენ მიიღე.
ცუდი სამსახურის საჩივრის წერილი
მოაწესრიგეთ წერილი თქვენს მდგომარეობას.
- დაწერეთ თქვენი სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია გვერდის ზედა მარცხენა კუთხეში.
- შეიტანეთ იმ პირის სახელი, რომელთან დაკავშირებაც (სასურველია რეგიონალური მენეჯერი, მფლობელი ან აღმასრულებელი დირექტორი), ბიზნესის სახელი და მისამართი.
- დაამატეთ სალამი. მაგალითი: ძვირფასო მისტერ ჯონსი:
- ახსენით დაწესებულებაში ვიზიტის მიზეზი. ერთი მაგალითი იქნება ის, რომ თქვენ რეგულარულად ჭამთ იქ, რადგან ის ერთ-ერთი თქვენი საყვარელი რესტორანია.
- ახსენით არსებული პრობლემა. მაგალითად, ერთი საათი იჯექით, სანამ ვინმე მოვიდოდა თქვენი შეკვეთის მისაღებად, თქვენი შეკვეთები არასწორი იყო, მიმტანმა დაგწყევლა და ა.შ.
- მოითხოვეთ თანხის დაბრუნება ან ჩანაცვლება. თუ რესტორანში იკვებებოდით, შეიძლება შემოგთავაზოთ კიდევ ერთი შანსის მიცემა, თუ ისინი გამოგიგზავნიან შესაბამისი ღირებულების სასაჩუქრე ბარათს.
- დახურეთ წერილი თქვენი სახელით და ხელმოწერით.
თანამშრომელთა საჩივრის წერილის მაგალითი
თუ სამსახურში სერიოზული პრობლემები გაქვთ, დაწერეთ საჩივრის წერილი, რომელიც გამოხატავს თქვენს უფროსს ან კომპანიის შეშფოთებასადამიანური რესურსებისმენეჯერი ასრულებს ორმაგ მოვალეობას. პირველი, მას შეუძლია დაეხმაროს თქვენს უფროსს ან HR წარმომადგენელს სიტუაციის მოგვარებაში. მეორე, მას შეუძლია დაიცვას თქვენი სამუშაო, განსაკუთრებით მაშინ, თუ პრობლემა გავლენას ახდენს თქვენს სამუშაოზე ან სხვა თანამშრომელი აწუხებს თქვენზე.
დამსაქმებლის საჩივრის წერილი
ამ სტატიის სხვა მაგალითებისგან განსხვავებით, თქვენი დამსაქმებლისთვის წერილი, სავარაუდოდ, შიდა კომუნიკაციების საშუალებით გაიგზავნება ელ.ფოსტის ფორმატში. თუ საჩივრის ქაღალდზე დაწერა გირჩევთ, შეინახეთ იგი ნაკლებად ფორმალურად, ვიდრე სხვა ასოები. მიუხედავად იმისა, რომ კარგია გამოიყენოს პროფესიონალური ტონი და ფორმატი ამ ტიპის წერილის წერისას, არ არის საჭირო მითითებული იყოს თქვენი საკონტაქტო ინფორმაცია და თქვენი დამსაქმებლის სახელი და მისამართი. შეიძლება გამოიყენოთ აშენიშვნის ფორმატივინაიდან დოკუმენტი შინაგანია თქვენი კომპანიისთვის.
- წერილის დათარიღება. ეს მნიშვნელოვანია იმ შემთხვევაში, თუ ეს გჭირდებათ HR– სთვის და თქვენი სამსახურის დასაცავად.
- დაიწყეთ მისალმებით. დაურეკეთ თქვენს უფროსს, როგორც მას ჩვეულებრივ ეძახით. თუ ურთიერთობა ფორმალურია, მაშინ დაიწყეთ 'ძვირფასო მისტერ ჯონსის'გან. თუ ურთიერთობა არაფორმალურია, მისაღებია დაწეროთ მსგავსი რამ „ძვირფასო ჯიმ“.
- მოხვდით თქვენს პირველ აბზაცში. უთხარით მას რატომ წერთ წერილს და რომ პრობლემა გავლენას ახდენს თქვენს სამუშაოზე. თავი შეიკავეთ ემოციებისგან და აღნიშნეთ მხოლოდ ფაქტები, განსაკუთრებით თუ თემა სხვა თანამშრომლის მხრიდან შევიწროებაა ან პირადი კონფლიქტი.
- ახსენით, როგორ ფიქრობთ, რომ სიტუაცია შეიძლება მოგვარდეს, მაგრამ აცნობეთ თქვენს უფროსს, რომ გახსნილი ხართ სხვა გადაწყვეტილებების განსახილველად.
- ბოლო აბზაცში განმარტეთ, რომ გსურთ კარგი სამუშაოს შესრულება და რატომ მოქმედებს ეს საკითხი თქვენს მუშაობაზე. წერილის ნიმუში, თანამშრომელი ითხოვს, რომ უფრო მეტი თანამშრომელი დაემატოს მის დეპარტამენტს, რადგან დეფიციტი გავლენას ახდენს მის მიერ სამუშაოს კარგად შესრულების უნარზე. წერილი მთავრდება იმით, რომ იგი სიამოვნებით დანიშნავს თავის უფროსთან ამ საკითხის განხილვას.
- დასრულება წერილის ხელმოწერით და თქვენი სახელის დამატებით.
რჩევები ეფექტური საჩივრის წერილის დასაწერად
გაბრაზებული ან მუქარის წერილი არაეფექტურია. გახსოვდეთ, რომ პირი, რომელსაც თქვენ მიმართავთ, შეიძლება არ იყოს კომპანიის მფლობელი, რომელმაც წუნდებული პროდუქტი დაამზადა, მაგრამ თქვენს დასახმარებლად დაქირავებულია მომხმარებლის მომსახურების წარმომადგენელი. თქვენს საუკეთესო ინტერესშია მშვიდად და კონცენტრირებული დარჩეთ.
- თქვენი წერილი მიმართეთ კონკრეტულ ადამიანს. ნიუ – ჯერსის იუსტიციის დეპარტამენტი მომხმარებლებს ურჩევს, გაეცნონ Standard & Poor's– ის კორპორაციების, დირექტორების და აღმასრულებელთა რეესტრში ან ამერიკელი მწარმოებლების თომასის რეესტრში, რომ იპოვონ კომპანიის მისამართი და გენერალური დირექტორის სახელი. კომპანიის ვებ – გვერდზე ასევე შეგიძლიათ ნახოთ.
- ჩართეთ თქვენი საკონტაქტო ინფორმაცია. წერილის ზედა ნაწილში დაამატეთ თქვენი სახელი, მისამართი და ტელეფონის ნომერი, რათა კომპანიამ დაგიკავშირდეთ შესაძლო გადაწყვეტილებების მისაღებად.
- ჩართეთ ნებისმიერი ქვითრის ასლები. ასევე შეიტანეთ სხვა სათანადო დოკუმენტაცია თქვენს საჩივართან დაკავშირებით. შეინახეთ ყველა ორიგინალი.
- გამოიყენეთ სტანდარტული ბიზნესის ფორმატი საჩივრის წერილებზე. ეს მოიცავს ერთ ინტერვალზე დაბლოკილ აბზაცებს, რომელთაც თითოეულ აბზაცს შორის ორმაგი ინტერვალი აქვთ და არ არის ნაკვეთი.
- დაამატეთ თარიღი თქვენი წერილის ზედა ნაწილს. ეს საშუალებას მისცემს დაკავებულ აღმასრულებელს დაუყოვნებლივ დაინახოს საჩივრის მოსვლისას.
- ნუ გაჭიმავთ სიმართლეს ეფექტის მისაღწევად; უბრალოდ დაიცვან ფაქტები. თუ გაზვიადებული ჟღერს, შეიძლება მკითხველმა არ დაიჯეროს და მოგერიდებათ თქვენი დახმარება.
- წერილი მოკლედ იყავი. აღმასრულებლები დაკავებული ხალხია. თუ წერილს ზედმეტად გრძელი გახდით, მიმღებ პირს შეიძლება არ დაუმთავროს თქვენი წერილის კითხვა.
-
აკრიფეთ თქვენი წერილი. ეს გამოიყურება უფრო პროფესიონალურად და უფრო ადვილად იკითხება. გახსოვდეთ, რომ ფოსტით გაგზავნილი წერილი უფრო მეტ წონას ატარებს, ვიდრე ელ.ფოსტის გაგზავნა.
დაწერეთ და გაგზავნეთ წერილი ინციდენტიდან ერთ კვირაში ან პროდუქტის მუშაობის შეწყვეტის შემდეგ. კონვერტის გარედან მიმართეთ იმ პირის ყურადღებას, რომელსაც წერილით მიმართეთ, რომ იგი სწორ მაგიდასთან მივა.
გააჟღერეთ თქვენი შეშფოთება
თუ თქვენ გაქვთ პრეტენზია, ნუ მოგერიდებათ თქვენი ხმის გაგონება. კომპანიების უმეტესობა დაინტერესდება, რომ საქმე გამოსწორდეს, რათა მათ შეინარჩუნონ თქვენ, როგორც მომხმარებელი. მაშინაც კი, თუ საკითხი მუშაობს, უმჯობესია თავაზიანად ისაუბროთ მანამ, სანამ პროფესიონალურად და გონივრულად მოიქცევით. თქვენს სიტუაციაში მორგებული ოფიციალური საჩივრის წერილის წერა ითვლება საუკეთესო პრაქტიკად ასეთ სიტუაციებში.
